Fotobooth op grote events: capaciteit, doorstroom, logistiek

Een fotobooth werkt ook bij veel volk, op voorwaarde dat je de capaciteit, de doorstroom en de logistiek vooraf regelt. Je kan meerdere booths huren om pieken op te vangen en een gepaste plek en begeleiding houden de rij kort. De techniek is zelden de rem: de printer drukt af in ongeveer 10 seconden.

Hoeveel fotobooths heb je nodig voor een groot event?

Er bestaat geen vaste formule per aantal gasten, omdat het vooral afhangt van hoeveel mensen tegelijk naar de booth willen. Deze vragen helpen je inschatten:

• Is iedereen er tegelijk? Op een bedrijfsfeest met één grote pauze ontstaat een piek. Op een beurs of festival spreiden bezoekers zich over de dag.
• Hoe lang duurt je event? Hoe korter het event, hoe meer gasten op hetzelfde moment aan de beurt willen.
• Hoe groot is de zaal? Eén booth in een hoek bereikt niet iedereen. Twee booths op verschillende plekken verdelen de stroom.
• Is de booth hoofdattractie of aanvulling? Staat ze centraal in je programma, reken dan ruimer.

Twijfel je, geef dan je aantal gasten en je programma door in een offerte op maat. We stemmen de service af op je noden en de grootte van je event.

Kan de printer het tempo volgen?

Ja. De professionele fotoprinter drukt af in ongeveer 10 seconden en een rol papier gaat ongeveer 8 uur non-stop mee. Is hij op, dan vervangen we hem ter plaatse. In de pakketten met prints is het aantal prints tijdens het event onbeperkt, dus je hoeft niet te rantsoeneren.

Staat er een grote groep op de foto, dan wil iedereen er een. Gasten kunnen hun foto daarom delen via een QR-code, zodat de hele groep ze op de eigen gsm heeft.

Hoe hou je de wachtrij vlot?

De meeste tijd gaat niet naar printen, maar naar poseren en props kiezen. Daar kan je dus iets aan doen:

• Leg de props voor de booth, langs de rij. Dan is iedereen klaar als hij aan de beurt komt.
• Maak de rij zichtbaar. Afzetpaaltjes (€ 40, in goud, zilver of mat zwart) tonen waar je moet aanschuiven en een rode loper (€ 40) geeft er meteen een eigen plek aan.
• Vermijd knelpunten. Zet de booth niet bij een ingang of de bar, want een rij mag geen doorgang blokkeren.
• Geef wachtenden iets om naar te kijken. Een slideshow op je eigen scherm of beamer (€ 50) of inclusief scherm of beamer (€ 100) laat de foto's zien aan wie staat te wachten.
• Zet iemand bij de booth. Elke booth wijst zichzelf uit, ook voor wie niet technisch is, maar begeleiding houdt het tempo erin. Met permanente bijstand (€ 55 per uur) blijft er iemand van ons.

Ook zonder die optie staat tijdens elk event een medewerker stand-by. Problemen lossen we eerst telefonisch of op afstand op, anders komen we ter plaatse tot uiterlijk 01:00.

Wat moet je logistiek regelen?

Op een grote locatie loopt de levering minder vanzelf dan op een klein feest. Voorzie in elk geval vrije ruimte, een stroomaansluiting, vlotte toegang en parking of een laadzone. Geef ook een contactpersoon ter plaatse door en check de laadtijden van je locatie of beurs.

Bedrijven betalen op factuur na het event. Duurt je beurs of festival meerdere dagen, dan krijg je korting.

Hoe past de booth bij de uitstraling van je event?

Ook bij veel gasten blijft de print een persoonlijke herinnering. Aangepaste achtergronden, props die bij je thema passen en een opmaak met je logo of de gegevens van je event maken er iets van dat mensen bewaren. Onze designer maakt dat ontwerp op maat na je reservatie.

Daarnaast zorgen gifs voor beweging. Met het Paparazzi pakket (€ 525) krijg je ook de glambooth, premium props, een premium achtergrond, permanente opslag en een startscherm op maat. Wil je de buitenkant van de booth of het scherm in je huisstijl, vraag dat dan mee in je offerte.

Meer over branding en beurzen lees je in onze gids over de zakelijke fotobooth en op de pagina over een fotobooth voor je bedrijfsevent.