Photobooth pour grands événements : capacité et logistique

Un photobooth fonctionne aussi quand il y a beaucoup de monde, à condition de régler à l'avance la capacité, le flux et la logistique. Vous pouvez louer plusieurs bornes pour absorber les pics, et un emplacement adapté et un accompagnement gardent la file courte. La technique est rarement le frein : l'imprimante imprime en environ 10 secondes.

De combien de photobooths avez-vous besoin pour un grand événement ?

Il n'existe pas de formule fixe par nombre d'invités, car tout dépend surtout du nombre de personnes qui veulent aller à la borne en même temps. Ces questions vous aident à l'estimer :

• Tout le monde est-il présent en même temps ? Lors d'une fête d'entreprise avec une grande pause, un pic se crée. Sur un salon ou un festival, les visiteurs se répartissent sur la journée.
• Combien de temps dure votre événement ? Plus l'événement est court, plus les invités veulent passer au même moment.
• Quelle est la taille de la salle ? Une borne dans un coin n'atteint pas tout le monde. Deux bornes à des endroits différents répartissent le flux.
• La borne est-elle l'attraction principale ou un complément ? Si elle occupe une place centrale dans votre programme, voyez plus large.

Vous hésitez ? Communiquez votre nombre d'invités et votre programme dans une demande de devis sur mesure. Nous adaptons le service à vos besoins et à la taille de votre événement.

L'imprimante peut-elle suivre le rythme ?

Oui. L'imprimante photo professionnelle imprime en environ 10 secondes et un rouleau de papier tient environ 8 heures non-stop. Quand il est terminé, nous le remplaçons sur place. Dans les formules avec tirages, le nombre de tirages est illimité pendant l'événement, vous n'avez donc pas à les rationner.

Quand un grand groupe est sur la photo, chacun en veut une. Les invités peuvent donc partager leur photo via un QR code, pour que tout le groupe l'ait sur son GSM.

Comment garder une file fluide ?

La plupart du temps ne passe pas dans l'impression, mais dans la pose et le choix des accessoires. Vous pouvez donc agir là-dessus :

• Placez les accessoires devant la borne, le long de la file. Chacun est ainsi prêt quand vient son tour.
• Rendez la file visible. Des potelets (40 €, en or, argent ou noir mat) montrent où faire la file et un tapis rouge (40 €) lui donne d'emblée sa propre place.
• Évitez les points de blocage. Ne placez pas la borne près d'une entrée ou du bar, car une file ne doit pas bloquer le passage.
• Donnez quelque chose à regarder à ceux qui attendent. Un diaporama sur votre propre écran ou projecteur (50 €) ou avec écran ou projecteur inclus (100 €) montre les photos à ceux qui font la file.
• Placez quelqu'un près de la borne. Chaque borne s'explique d'elle-même, même pour les moins technophiles, mais un accompagnement maintient le rythme. Avec l'assistance permanente (55 € par heure), l'un de nos collaborateurs reste sur place.

Même sans cette option, un collaborateur reste en stand-by pendant chaque événement. Nous réglons d'abord les problèmes par téléphone ou à distance, sinon nous venons sur place, jusqu'à 1 h du matin au plus tard.

Que devez-vous régler côté logistique ?

Sur un grand site, la livraison se fait moins naturellement que pour une petite fête. Prévoyez en tout cas un espace libre, une prise de courant, un accès facile et un parking ou une zone de chargement. Communiquez aussi une personne de contact sur place et vérifiez les horaires de chargement de votre lieu ou de votre salon.

Les entreprises paient sur facture après l'événement. Si votre salon ou festival dure plusieurs jours, vous bénéficiez d'une réduction.

Comment accorder la borne à l'image de votre événement ?

Même avec beaucoup d'invités, le tirage reste un souvenir personnel. Des fonds adaptés, des accessoires liés à votre thème et une mise en page avec votre logo ou les informations de votre événement en font quelque chose que les gens conservent. Notre graphiste crée ce design sur mesure après votre réservation.

Les GIF apportent en plus du mouvement. Avec la formule Paparazzi (525 €), vous recevez aussi la glambooth, des accessoires premium, un fond premium, un stockage permanent et un écran d'accueil sur mesure. Vous voulez l'extérieur de la borne ou l'écran à vos couleurs ? Demandez-le en même temps que votre devis.

Vous en lirez plus sur le branding et les salons dans notre guide sur le photobooth d'entreprise et sur la page consacrée au photobooth pour votre événement d'entreprise.